Dit was ons jaar 2020

Corona

2020 werd een zwaar jaar waarin door het coronavirus iedere dag wel iets gebeurde dat om de aandacht vroeg. Doordat we als zorgorganisatie ad hoc kunnen handelen, konden we snel onze maatregelen doorvoeren en ontdekten we zelfs nieuwe waardevolle manieren van werken. Dat neemt echter niet weg dat de komst van het virus vooral vroeg om veel discipline en inspanning, terwijl er weinig mogelijkheden waren om te ontspannen en op te laden.

Jeanette Jongsma, corona-coördinator, manager Expertisecentrum:

“In de zorg zijn we goed in ad hoc oplossingen en handelen naar de situatie. Die kracht werkte het afgelopen jaar in ons voordeel. Zeker aan het begin van de eerste coronagolf. Niemand wist waar we aan toe waren. Het enige wat we wisten, was dat we onze cliënten gingen beschermen. Door die instelling is iedereen bereid snel te handelen.

De dag na de eerste persconferentie in maart communiceerden we direct onze eigen maatregelen en na twee weken hadden we ons continuïteitsplan klaar. Natuurlijk was het soms zoeken naar de vertaalslag  van landelijke regelgeving naar Zuidwester, maar we hadden een goede basis staan. Na een eerste onderzoek in de zomer, bleek dat onze snelle en duidelijke communicatie ook werd gewaardeerd. Het zorgde voor vertrouwen onder medewerkers.

We stelden een corona kernteam samen met vertegenwoordigers van het Expertisecentrum, een regiomanager, de Arts Verstandelijk Gehandicapten, een businesspartner communicatie en kwaliteitsadviseur. Zij waren leidend in het coronabeleid. Hierdoor gold dezelfde aanpak voor heel Zuidwester.

Daarnaast diende een wekelijks

samenkomende Werkgroep corona met zorgmanagers, medewerkers Veiligheid en Preventie, businesspartner HR, een Arts Verstandelijk Gehandicapten, vertegenwoordiging van de OR en de leden van het kernteam als denktank.

We besloten snel een duidelijke lijn te trekken. De regels van het RIVM waren leidend. Daar waar die regels niet toepasbaar waren door bijvoorbeeld de specifieke zorgvraag van de cliënten, introduceerden we de optie Maatwerk. Teams konden in dit geval zelf maatwerkafspraken maken in samenwerking met de Arts Verstandelijk Gehandicapten en de eigen zorgmanager.

De duidelijke aanpak neemt niet weg dat het, net als voor heel Nederland, een zwaar jaar werd. In de eerste helft van 2020 konden we rekenen op veel steunbetuigingen van verwanten, regiogenoten en bedrijven. Maar daarmee kunnen we niet voorkomen dat het leven voor de cliënt verschraalt, net als voor ons als medewerkers. Veel mogelijkheden om naast het werk te ontspannen zijn er niet. En ook medewerkers die al bijna een jaar thuis werken, leveren sterk in op werkplezier.

Toch zijn we als Zuidwester relatief goed door 2020 heen gekomen. Los van één grote uitbraak, hebben we het virus aardig onder controle kunnen houden.

Dat is knap als je weet hoeveel contactmomenten een cliënt heeft op een dag en dat afstand houden vaak onmogelijk is met onze doelgroep. Andere maatregelen zoals het gebruik van de persoonsbeschermende middelen (waarvan we er gelukkig weer voldoende hebben) en het testbeleid zijn daardoor extra belangrijk.

Door de extra werkdruk kwamen het afgelopen jaar bestaande problemen aan het oppervlak. Onvoldoende (medische) kennis bij medewerkers bijvoorbeeld. Maar ook onvoldoende capaciteit en een niet toereikende werkwijze bij de Medische Dienst, die het extra druk kregen in deze periode.

De nieuwe werkwijze bracht echter ook kansen aan het licht. Het leveren van maatwerk in de dagbesteding kwam veel cliënten ten goede en zou ook positief kunnen zijn voor medewerkers, die we zo eventueel grotere contracten kunnen aanbieden. Ook de snelle omschakeling naar digitaal werken op afstand kan in de toekomst voordelen bieden.

Zaak is nu vooral om vol te houden. We zijn allemaal moe na zo’n intensief jaar, maar we moeten ons aan de regels blijven houden om verspreiding te voorkomen. Ook nu het vaccineren is afgerond. Gelukkig zijn we ons daar allemaal nog steeds van bewust.”

Binden en boeien – duurzame inzetbaarheid

Werken met wisselende invalkrachten door openstaande vacatures of zieken, extra werkdruk ervaren door administratief werk. Uit teamreflecties en tevredenheidsonderzoeken bleek de afgelopen jaren dat actie nodig is om de werkdruk te verlagen. Ook hebben we bij Zuidwester al jaren te maken met hoge verzuimcijfers. Een complex langlopend vraagstuk, waar we in 2020 diep in zijn gedoken. In 2021 gaan we daar meer van merken.

Susanne Koek, HR Programmamanager Duurzame Inzetbaarheid:

“In oktober 2020 ben ik aangesteld als Programmamanager Duurzame Inzetbaarheid. We constateerden bij Zuidwester dat ons verzuim hoger is dan het landelijk gemiddelde in de branche. Daardoor maken we veel gebruik van PNIL (personeel niet in loondienst), waardoor medewerkers in vaste dienst soms een hogere werkdruk ervaren, met nog meer verzuim tot gevolg. Die vicieuze cirkel willen we doorbreken. Daarom zetten we de komende tijd in op activiteiten die de duurzame inzetbaarheid van medewerkers vergroot.
Omdat veel elementen van invloed zijn op het werkplezier en dus die duurzame inzetbaarheid, werken we met een team waarin zoveel mogelijk verschillende disciplines zijn vertegenwoordigd. Samen hebben we vijf gebieden aangewezen waarmee we aan de slag gaan:

1. Fit en vitaal
Hoe blijf je (zowel fysiek als mentaal) gezond?
2. Jij blijft bij
Welke kennis en competenties heb ik nu en in de toekomst nodig om mijn werk goed te doen?
3. Klaar voor de toekomst
Hoe halen we goede medewerkers binnen en zorgen we voor een goede start?
4. Van rennen naar plannen
Hoe zorgen we voor goede roosters en hoe zorgen we dat de teams compleet zijn?
5. HR basisplan op orde
De activiteiten rond duurzame inzetbaarheid vallen vaak samen met HR-werk, daarom willen we ook hier de basis op orde brengen.

De hoge verzuimcijfers kunnen verschillende oorzaken hebben. Werk je bijvoorbeeld prettig samen met je team en manager? Heb je de juiste kennis voor je werk? Is het werk uitdagend genoeg? Maar we ontdekten ook dat verzuim niet-werkgerelateerd kan zijn. Dus ook een goede balans in werk en privé draagt bij aan duurzame inzetbaarheid.

Daarom deden we verder onderzoek naar thema’s die leiden tot verzuim. Op basis van kennis van de ondernemingsraad, het medewerkerstevredenheidsonderzoek, gesprekken over duurzame inzetbaarheid met medewerkers en data van onder andere de bedrijfsarts (Natuurlijk anoniem. Wij zien alleen trends) konden we in kaart brengen over welke onderwerpen meer informatie nodig is om duurzame inzetbaarheid te bevorderen.

Daar kwamen vijf thema’s uit waar we in 2021 mee aan de slag gaan. Thema’s waarbij rekening wordt gehouden met de invloed van de privésfeer op het werk en ook de levensfase van de medewerkers. Zo komen onderwerpen als het combineren van werk en mantelzorg en mentale weerbaarheid en ontspanning aan bod.

Eerlijk is eerlijk: hoewel we de verzuimcijfers zelfs in coronatijd nu net wat zien dalen, denk ik nog niet dat veel mensen nu al verminderde werkdruk ervaren. Daarvoor zijn we nog te kort aan het werk, maar het feit dat we nu thema’s in beeld hebben, zorgt ervoor dat we een goede basis hebben om in 2021 verder aan de slag te gaan met duurzame inzetbaarheid. Zo krijgen we straks allemaal dat extra beetje lucht waar we, zeker in deze coronaperiode, naar snakken.”

Caroline van Ballegooijen, HR businesspartner regio Zeeland:

“Het onderwerp duurzame inzetbaarheid raakt heel erg aan ons HR-werk. Hoe vinden we bijvoorbeeld de juiste mensen voor de vacatures? Maar ook medewerkers staan hier ongemerkt al automatisch bij stil tijdens het gesprek over Het Huis van Werkvermogen.

Daarnaast zijn in de regio Zeeland in 2020 verschillende extra initiatieven ontstaan om samen te werken aan duurzame inzetbaarheid. Zo ontdekten we dat het thema menopauze een rol speelt binnen de teams. Daarom nodigden we een expert uit voor een presentatie.

Ook de administratieve werkdruk kwam aan bod. In principe is er tijd ingeroosterd voor administratieve taken, maar waarom lukt het dan in veel gevallen nog niet om de taken in werktijd uit te voeren zonder dat het zorgwerk eronder lijdt?

Een ander onderwerp waar we op inzetten, is het onderzoeken van de mogelijkheden om medewerkers grotere contracten te kunnen aanbieden. Daardoor word je een interessantere werkgever. En we kijken binnen geheel Zuidwester naar de kwalificaties van medewerkers. Heb je de juiste kennis en diploma’s voor je werk? Met de juiste kennis, wordt het werk ook minder zwaar. In 2025 willen we daarom dat iedereen binnen Zuidwester de juiste kwalificatie heeft voor het werk. Zo werken we toe naar duurzame inzetbaarheid.”

Verzuim is al jaren hoog, dus zijn we al jaren mee bezig. Een complex probleem waar we nu fors op inzetten

Goede zorg ondersteunen met goed vastgoed

Bij Zuidwester willen we dat cliënten fijn kunnen wonen en medewerkers goed kunnen werken. De woon- en werkplek speelt daar een belangrijke rol in. Daarom stelden we in 2020 het nieuwe Strategisch Vastgoedplan op waarmee we ons vastgoed de komende vijftien jaar aanpassen om te blijven voldoen aan onze belangrijkste focus: een waardevol leven en zinvol werk.

Nettie de Jong, manager Ondersteunende Diensten:

“Onze cliënten worden ouder, we werken met cliënten met steeds complexere zorgvragen en we hebben te maken met gebouwen die niet meer altijd voldoen aan die nieuwe zorgvraag. Daarom stelden we onszelf de vraag hoe we ook in de toekomst dé aanbieder kunnen blijven in Zuidwest Nederland voor cliënten met een verstandelijke beperking.

Het resultaat is het Strategisch Vastgoedplan 2020-2035 waarin we aan de hand van de leidende principes van Zuidwester onderzochten welke aanpassingen nodig zijn in onze huidige panden om goede zorg te blijven leveren.

Hiervoor brachten we de toekomstige zorgvraag in kaart en beschreven we onze verschillende cliëntengroepen in persona’s: groepen cliënten met dezelfde ondersteuningsvraag, waarbij iedere persona een eigen behoefte heeft voor wonen, dagbesteding en behandeling.

Dankzij deze omschrijving is eenvoudiger te toetsen of ons bestaande vastgoed voldoet en waaraan eventueel nieuw vastgoed moet voldoen.

Op basis hiervan weten we dat we nieuwe panden moeten bouwen en panden moeten afstoten, omdat ze niet meer voldoen aan onze eisen. Andere panden worden gerenoveerd, verbouwd of krijgen een herbestemming.

Ook geven we verdere invulling aan het scheiden van wonen en zorg en onderzoeken we de mogelijkheid om de meest complexe zorg te centraliseren op in twee regio’s waar alle kennis aanwezig is.

Waar mogelijk wordt samenwerking gezocht met derden, zoals woningcorporaties, om de ontwikkelingen vorm te geven. Tot slot creëren we in het plan ook (financiële) ruimte om onze panden duurzaam uit te voeren.

Omdat het plan een lange periode bestrijkt, komt er om de anderhalf jaar een moment waarop we de plannen herijken:

zijn we nog op de goede weg? Is onze cliëntpopulatie bijvoorbeeld nog zoals we hadden verwacht? En zijn de plannen nog haalbaar? Daarbij kijken we niet alleen naar tijd en financiën, maar zeker ook naar personeelsbezetting. Staat de arbeidsmarkt de groei van het aantal cliënten toe? Met andere woorden: zijn er genoeg medewerkers voor alle cliënten? Dit vastgoedplan voorziet dus in veel meer dan alleen de bakstenen.

2021 zal in het teken staan van het verder invullen van de plannen in de regio’s. Hoe pakken we renovatie of herbestemming aan en wat betekent dat voor de cliënt en de medewerkers? Wanneer gaan we waarmee aan de slag? Ook dagbesteding en behandellocaties worden meegenomen in de plannen. De vastgoedpuzzel moeten we de komende tijd met elkaar gaan invullen. Dit zullen we Zuidwesterbreed gaan merken doordat verschillende vertegenwoordigers uit de regio’s met elkaar in gesprek gaan. Zo zorgen we er samen voor dat ons vastgoed de komende jaren meegroeit met onze cliënten en medewerkers.”